Individuelle Lösungen statt Standards – für Ihre Prozesse von Morgen

Wenn Ihr Unternehmen mit einem Rückgang der Leads, Problemen mit dem Lagerbestand oder einer überlasteten Kundenserviceabteilung zu kämpfen hat, sollten Sie in Betracht ziehen, Ihre betriebswirtschaftlichen Werkzeuge zu aktualisieren. Die ideale Software unterstützt nicht nur Ihre Mitarbeiter, beeindruckt Ihre Kunden und sorgt für reibungslose Arbeitsabläufe. Zwei wesentliche Werkzeuge, um dieses Ziel zu erreichen, sind Customer Relationship Management (CRM) und Enterprise Resource Planning (ERP). Zwar sind diese Systeme einzeln betrachtet schon kraftvoll, jedoch können sie in Kombination die Arbeitsweise Ihres gesamten Unternehmens revolutionieren.

Während diese Plattformen unterschiedliche Funktionen bedienen, sind sie besonders effektiv, wenn sie zusammen eingesetzt werden. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was CRM- und ERP-Systeme sind, wie sie sich unterscheiden und wie sie harmonisch zusammenwirken können, um Ihre Geschäftsoperationen zu transformieren.

Was ist CRM?

Stellen Sie sich CRM als Ihre zentrale Kommandozentrale für jede Konversation vor, die Sie mit Interessenten, Kunden und Partnern führen (oder führen sollten). Egal ob Sie mit Verkaufs-, Marketing- oder Außendienstteams arbeiten, Werkzeuge wie Dynamics 365 Field Service helfen dabei, Kundendaten und Servicelogistik in Echtzeit zu vereinen. Darüber hinaus hilft Ihnen eine moderne CRM-Plattform:

• Kontakte und Leads organisieren: Bewahren Sie Namen, Firmendetails und frühere Gespräche an einem Ort auf – so geht nichts mehr verloren.
• Verkaufsaufgaben automatisieren: Visualisieren Sie Ihre Deals in einer Pipeline, erhalten Sie Erinnerungen zum Nachfassen und nutzen Sie Prognosetools, um realistische Ziele zu setzen.
• Marketingkampagnen ankurbeln: Segmentieren Sie Ihr Publikum, planen Sie E-Mails, verfolgen Sie Öffnungs- und Klickraten und erfahren Sie, was wirklich ankommt.
• Hervorragenden Support liefern: Protokollieren Sie Probleme, weisen Sie Fälle den richtigen Agenten zu und überwachen Sie die Lösungszeiten.
• Performance analysieren: Verwandeln Sie Rohdaten zu Engagement und Verkäufen in umsetzbare Erkenntnisse: Welche Kampagnen haben funktioniert? Welche Mitarbeiter erfüllen die Quoten am besten?

Hauptvorteile von CRM

• Bessere Kundenbindung: Personalisiertes Ansprechen mit Echtzeitdaten, sodass Ihre Nachrichten weniger nach “Massenmail” und mehr nach “persönlicher Unterhaltung” klingen.
• Schneller, klüger verkaufen: Befreien Sie Ihr Team von lästigen Nachfassaktionen und manueller Dateneingabe, sodass sie sich auf den Beziehungsaufbau konzentrieren können, nicht auf Tabellenkalkulationen.
• Vollständige Kundensichtbarkeit: Sehen Sie jeden Berührungspunkt – Anrufe, E-Mails, Einkäufe – in einer einheitlichen Ansicht, sodass Sie die Reise jedes Kunden von Anfang bis Ende verstehen.

Was ist ERP?

Wenn CRM an der Frontlinie agiert, arbeitet ERP im Hintergrund, um jeden Teil Ihres Unternehmens synchron zu halten – von Finanzen und Lieferketten bis hin zu Produktion und Personalwesen. Mit Plattformen wie Dynamics 365 Finance and Operations können Unternehmen ihre Abläufe zentralisieren, das Finanzmanagement straffen und datenbasierte Entscheidungen treffen. Zudem bietet eine robuste ERP-Suite:

• Finanzmanagement: Alles von Ihrem allgemeinen Hauptbuch und Forderungen/Verbindlichkeiten bis hin zu Budgetierung und Steuerkonformität.
• Lieferketten- und Bestandskontrolle: Verfolgen Sie Bestellungen, verwalten Sie Beschaffung, optimieren Sie Lagerbetriebe und machen Sie genaue Nachfrageprognosen.
• Produktion & Fertigung: Definieren Sie Stücklisten, terminieren Sie Arbeitsaufträge und halten Sie den Produktionsbetrieb reibungslos am Laufen.
• Personalmanagement: Automatisieren Sie Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und Zeiterfassung – und bieten Sie Ihren Mitarbeitern eine einfache Möglichkeit, ihre eigenen Daten zu verwalten.
• Business Intelligence: Erstellen Sie Dashboards und Berichte über wichtige betriebliche Kennzahlen, sodass Sie Engpässe erkennen, bevor sie den Betrieb verlangsamen.

Hauptvorteile von ERP

• Standardisierte Prozesse: Stellen Sie sicher, dass jedes Team nach dem gleichen Handbuch arbeitet, um Fehler zu reduzieren und die Einarbeitung zu beschleunigen.
• Bessere Ressourcenzuweisung: Erhalten Sie Echtzeiteinblicke in Lagerbestände und Produktionskapazitäten, sodass Sie Angebot und Nachfrage ausbalancieren können.
• Eingebaute Compliance: Bleiben Sie prüfbereit mit automatisierten Kontrollen für finanzielle Vorschriften und Branchennormen.

CRM vs. ERP: Die Unterschiede verstehen

Obgleich beide Systeme Geschäftsdaten verwalten, unterscheiden sich ihr Kerndienst und die Nutzer erheblich. Hier ist eine Übersicht:

Vorteile der Integration von CRM und ERP

Anstatt in getrennten Silos zu existieren, können CRM- und ERP-Systeme Daten teilen, um Ihrer gesamten Organisation eine einheitliche Sicht zu bieten. Wenn beide Systeme integriert sind, erweitern sich die Vorteile weit über das hinaus, was jedes System einzeln bietet. Die Zusammenarbeit bietet ein bereicherndes Erlebnis für Geschäftsabläufe:

• Eine einzige Quelle der Wahrheit: Verkaufs-, Support- und Finanzteams sehen alle denselben Echtzeit-Bestellstatus und Zahlungsdetails.
• End-to-End-Sichtbarkeit: Verfolgen Sie jeden Kunden vom ersten Kontakt bis zur Lieferung, Abrechnung und Unterstützung, ohne zwischen Tools wechseln zu müssen.
• Klügere Entscheidungen: Kombinieren Sie Verkaufstrends mit Margendaten, um Ihre rentabelsten Produkte zu identifizieren und Ihre Anstrengungen darauf zu konzentrieren.
• Verbesserte Kundenerfahrung: Schnellere Auftragsabwicklung, weniger Überraschungen auf Rechnungen und proaktiver Support sorgen dafür, dass Kunden zurückkommen.
• Optimierte Abläufe: Automatisieren Sie Datenübergaben und reduzieren Sie manuelle Eingaben, sodass Ihre Mitarbeiter sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können, anstatt Tabellenkalkulationen zu überprüfen.

Wie CRM und ERP zusammenarbeiten

Um besser zu verstehen, wie CRM und ERP sich ergänzen, lassen Sie uns einige reale Arbeitsabläufe durchgehen:

Order-to-Cash-Prozess:

1. Ein Vertriebsmitarbeiter erstellt ein Angebot im CRM.
2. Sobald das Angebot angenommen wird, wird es in eine Verkaufsbestellung im ERP-System umgewandelt.
3. Das ERP überprüft den Lagerbestand und plant die Lieferung.
4. Nach der Erfüllung erstellt das ERP Rechnungen und aktualisiert das Buchhaltungsbuch.
5. Das CRM erhält Liefer- und Zahlungsstatusupdates, die für Verkaufs- und Supportteams sichtbar sind.

Kundenservice-Workflow:

Supportagenten greifen auf CRM-Daten zu, die mit ERP-Einblicken angereichert sind – wie Auftragsstatus, ausstehende Salden und Garantieinformationen –, um schnelle und genaue Unterstützung zu bieten.

Marketing- und Produktionsplanung:

Marketingkampagnen, die über das CRM laufen, können Nachfrageprognosen generieren. Diese Prognosen informieren die Produktionspläne im ERP-System und verbessern die Bereitschaft und vermeiden Engpässe oder Überproduktion.

Die richtigen CRM- und ERP-Lösungen wählen

Jedes Unternehmen ist einzigartig, daher sollten Sie mit der Identifizierung Ihrer größten Herausforderungen beginnen. Benötigen Sie striktere finanzielle Kontrollen? Eine bessere Lead-Konvertierung? Sobald Sie Ihre wichtigsten Prioritäten kennen:

1. Bewerten Sie die Skalierbarkeit: Cloud-basierte Plattformen bieten oft flexible Preisgestaltung und schnelle Skalierbarkeit.
2. Prüfen Sie die Integrationsmöglichkeiten: Achten Sie auf vorgefertigte Konnektoren oder robuste APIs.
3. Bewerten Sie die Gesamtkosten des Besitzes: Berücksichtigen Sie Lizenzen, Einrichtung, Schulung und Wartung.
4. Priorisieren Sie die Benutzerfreundlichkeit: Wählen Sie intuitive Schnittstellen und setzen Sie auf praktische Schulungen, um die Akzeptanz zu fördern.

Bewährte Praktiken für die Implementierung von CRM und ERP

Eine erfolgreiche Implementierung erfordert strategische Planung und kontinuierliche Unterstützung:

• Klare Ziele definieren: Verknüpfen Sie jede Phase Ihrer Einführung mit messbaren Geschäftsergebnissen.
• Binden Sie Stakeholder früh ein: Integrieren Sie Sponsoren und tägliche Nutzer zur Förderung der Akzeptanz.
• Säubern Sie Ihre Daten zuerst: Beseitigen Sie Duplikate, standardisieren Sie Formate und stellen Sie die Genauigkeit vor der Migration sicher.
• Stufenweise Einführung: Starten Sie mit den Kernmodulen und erweitern Sie dann um zusätzliche Funktionen, sobald sich die Teams darin wohlfühlen.
• Kontinuierliche Schulung und Unterstützung: Bieten Sie Auffrischungsworkshops, hilfreiche Ressourcen und einen dedizierten Unterstützungs-Kanal.
• Überwachung wesentlicher Kennzahlen: Verfolgen Sie Adoptionsraten, Prozessdurchlaufzeiten und ROI zur kontinuierlichen Verbesserung.

Abschließende Gedanken

CRM und ERP sind mehr als nur Software – Sie investieren in Systeme, die prägen, wie sich Ihre Mitarbeiter verbinden, wie Ihre Prozesse ablaufen und wie sich Ihre Kunden fühlen. Mit der Integration beider Systeme überwinden Sie Silos, liefern schnelleren Service und treffen Entscheidungen, die auf einer umfassenden 360°-Ansicht Ihres Unternehmens basieren. Das Ergebnis? Glücklichere Kunden, gestärkte Teams und eine agile Organisation, die Chancen wahrnehmen und Herausforderungen selbstbewusst meistern kann.